Hoe moet je je sollicitatiegesprek afzeggen?

Heb je een sollicitatiegesprek gepland, maar kun je er niet heen? Dan zul je het sollicitatiegesprek moeten afzeggen. Als je dit op een beleefde én professionele manier aanpakt, is het vaak mogelijk om het sollicitatiegesprek te verzetten. Je moet wel gelijk in actie komen en het bedrijf zo snel mogelijk laten weten dat je verhinderd bent. Je leest hier hoe je dat het beste kunt doen.

In deze gids lees je het volgende:

• Waarom zou je een sollicitatiegesprek afzeggen?

• Hoe zeg je een sollicitatiegesprek af?

• Wat zijn de beste manieren om je sollicitatiegesprek af te zeggen?

• Sollicitatiegesprek afzeggen in 3 stappen

• Hoe plan je een nieuw sollicitatiegesprek in?

• Terugtrekken uit de sollicitatieprocedure

• Sollicitatiegesprek afzeggen per mail - voorbeeld en 5 e-mailsjablonen 

• Veelvoorkomende fouten bij het afzeggen

• FAQ

Vergeet niet dat een modern cv een wereld van verschil kan maken. Verbeter je sollicitatie met CVMaker, de ideale tool voor het maken van een professionele cv met een cv-sjabloon.

Waarom zou je een sollicitatiegesprek afzeggen?

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je een sollicitatiegesprek moet afzeggen. Zorg wel dat de reden voor het afzeggen van een sollicitatie gesprek een beetje acceptabel is. Je hebt tenslotte niet voor niets gesolliciteerd. Het bedrijf ziet jou als een geschikte kandidaat voor de functie en heeft tijd en moeite gestoken in jouw selectie en de planning van het gesprek. Het is dus logisch dat je een goede reden moet hebben voor het afzeggen van je sollicitatiegesprek. Hier zijn een paar veelvoorkomende redenen:

• Sollicitatiegesprek afzeggen wegens een andere baan: Als je een andere nieuwe baan hebt gekregen, dan is het wel zo netjes om alle werkgevers waar je hebt gesolliciteerd onmiddellijk te informeren. Zo verspil je hun tijd niet. 

• De functie past toch niet zo goed bij je: Misschien heb je het bedrijf of de functie nog eens goed bekeken en ben je tot de conclusie gekomen dat het niet aansluit bij je carrièredoelen of ambities. Het is oké om een sollicitatiegesprek af te zeggen als je geen interesse meer hebt en door te gaan met verdere sollicitaties.

• Sollicitatiegesprek afzeggen wegens ziekte of noodgevallen: Het leven is onvoorspelbaar. Door problemen met je gezondheid, persoonlijke situaties of een noodgeval op je huidige werk kan het gebeuren dat je het sollicitatiegesprek moet verzetten.

• Gewijzigde plannen: Een verhuizing, een dubbele afspraak of het besluit om je zoektocht naar een baan even te onderbreken, kunnen ook redenen zijn voor het afzeggen van je sollicitatiegesprek.

• Vertraging of pech onderweg:  Ben je onderweg naar het gesprek? Dan kan het gebeuren dat je niet op tijd bij het gesprek kunt zijn. Je trein valt uit of je krijgt autopech. Neem dan zo snel mogelijk contact op met het bedrijf. Geef aan hoe laat je er denkt te zijn. Vraag ook of het nog zin heeft om te komen, of dat het misschien beter is om een nieuwe afspraak te maken.

Twijfel je op het laatste moment of de functie wel iets voor je is? Of heb je net een andere baan aangeboden gekregen? Ga dan toch het gesprek aan. Je kunt tijdens het gesprek altijd aangeven dat je afziet van de functie. Het kan het ook zomaar gebeuren dat de functie je na het gesprek wel enorm aanspreekt. Niet geschoten is altijd mis!

Ben je klaar voor de volgende stap in je carrière?

Begin nu

Hoe zeg je een sollicitatiegesprek af?

1. Neem zo snel mogelijk contact op

Hoe eerder je het bedrijf op de hoogte stelt, hoe beter. Zo laat je zien dat je hun tijd respecteert. Probeer daarnaast het gesprek, indien mogelijk, ten minste 24 uur van tevoren af te zeggen. Zeg niet op het laatste nippertje af, want dat komt onprofessioneel over.

Zo kun je contact opnemen:

Vooraf: Het is gepast om je gesprek per e-mail af te zeggen. Zo heb je een schriftelijk bewijs en het laat zien dat je waardeert dat het bedrijf tijd en energie in je heeft gestoken.

Als je op het nippertje moet afzeggen: Als je moet afzeggen op de dag dat je het sollicitatiegesprek hebt, bel het bedrijf dan op om het gesprek af te zeggen.

2. Wees duidelijk, kort en beleefd

Wanneer je afzegt, gebruik dan professionele, beknopte en respectvolle taal. Bedank je potentiële werkgever voor de kans en maak je excuses voor het ongemak. Je hoeft niet uitgebreid in te gaan op de redenen voor je afzegging.

Tips:

• Geef niet te veel uitleg en onderbouw je besluit niet te veel - hou het simpel.

• Verdedig jezelf niet en doe niet overdreven nonchalant – blijf professioneel.

3. Pas je aan de situatie aan

Als de situatie het toelaat, dan kun je het gesprek ook laten verzetten. Zo laat je zien dat je nog steeds de baan wilt hebben. Wees proactief en stel alternatieve data en tijden voor.

Is je gesprek verzet naar een andere datum? We geven je hier tips over wat je moet dragen naar een sollicitatiegesprek.

Wat zijn de beste manieren voor het afzeggen van je sollicitatiegesprek?

Een sollicitatiegesprek afzeggen doe je bij voorkeur telefonisch, zeker als je op het laatste moment moet afzeggen. Het is in ieder geval heel belangrijk dat je het bedrijf zo snel mogelijk laat weten dat je niet komt. De recruiter, of degene met wie je het sollicitatiegesprek hebt, heeft namelijk tijd voor jou vrijgemaakt. Neem dus direct contact op met het bedrijf als je de sollicitatie wil afzeggen. Wees duidelijk en eerlijk en bied gelijk ook je excuses aan. Zeg het gesprek niet af via een WhatsApp, e-mail of sms. Het is niet netjes en het komt onprofessioneel over. Je loopt ook het risico dat de afzegging niet op tijd wordt gelezen, waardoor de contactpersoon misschien voor niets op je aan het wachten is.

Als je het gesprek ruim van tevoren afzegt, dan kunnen de recruiter en de medewerkers van het bedrijf deze tijd nog opvullen met een andere sollicitant of werkzaamheden. Zeg je ruim van tevoren af? Dan kun je het sollicitatiegesprek afzeggen per brief of via e-mail.

In 3 stappen je sollicitatiegesprek afzeggen

Hoe kun je het beste een sollicitatiegesprek afzeggen? Volg deze drie stappen om het s​ollicitatiegesprek op een professionele manier af te zeggen:

Stap 1: Controleer de gegevens van het sollicitatiegesprek

Controleer voordat je contact opneemt de datum, tijd en contactgegevens van de persoon waarmee je het gesprek hebt, zodat je bericht klopt. 

Stap 2: Stel een beleefde e-mail op (of bel)

Stel een professionele e-mail op of, als er weinig tijd is, bel de contactpersoon op. Zo kun je een sollicitatiegesprek afzeggen per mail, voorbeeld:

• Timo Jansen - Afzegging sollicitatiegesprek content specialist

• vacature@recruiter.nl

• Timo Jansen - Afzegging sollicitatiegesprek content specialist

Geachte heer Werver,

Bedankt voor de kans om te solliciteren naar de functie van content specialist bij MarketingLife. Helaas moet ik ons gesprek op [datum] afzeggen. Ik heb een ander aanbod geaccepteerd en trek me terug uit de sollicitatieprocedure.

Bedankt voor de tijd en moeite die u aan mijn sollicitatie hebt besteed. 

Met vriendelijke groet,

Timo Janssen

Stap 3: Vraag om een bevestiging

Hoor je niets meer? Neem dan contact op om te bevestigen dat je annulering is ontvangen. Dat geldt vooral als je een voicemail hebt achtergelaten. Zo kan er geen verwarring ontstaan.

Hoe plan je een nieuw sollicitatiegesprek in?

Als je het sollicitatiegesprek afzegt, maar wel graag op gesprek wilt komen, is het verstandig om direct te laten weten dat je erg graag een tweede kans wilt om te bewijzen dat jij de juiste kandidaat bent voor de functie. Probeer dan ook direct een nieuwe afspraak in te plannen als dat mogelijk is. Wees flexibel bij het afspreken van een andere datum.

Is het niet mogelijk om een nieuwe afspraak in te plannen? Toon dan begrip en blijf respectvol. Het is natuurlijk jammer, maar het bedrijf kan er ook niets aan doen dat jij het gesprek hebt afgezegd. Misschien vinden ze uiteindelijk toch geen geschikte kandidaat en komen ze nog bij je terug.

Terugtrekken uit sollicitatieprocedure

Wanneer je besluit dat je je wilt terugtrekken uit de sollicitatieprocedure van een bedrijf, dan kun je dit het beste altijd telefonisch laten weten. Zeker als je al twee sollicitatiegesprekken hebt gehad. Blijf hierbij altijd professioneel, positief en dankbaar. Ook als je het bedrijf of de functie niet ziet zitten. Wil je liever een e-mail sturen? Zorg er dan voor dat deze kort en bondig is. Hieronder vind je twee e-mails om je sollicitatiegesprek te annuleren, als voorbeeld.

Sollicitatiegesprek afzeggen per mail - voorbeeld en 5 e-mailsjablonen 

Hier zijn een paar professionele voorbeelden waarmee je een ​​sollicitatiegesprek per e-mail kunt afzeggen.

Voorbeeld 1: Afzeggen vanwege een ander aanbod

Onderwerp: [je naam] – Afzegging van sollicitatiegesprek voor [functie]

Beste [naam contactpersoon],

Bedankt voor de mogelijkheid om te solliciteren naar de functie [functie] bij [bedrijf]. Helaas moet ik ons ​​sollicitatiegesprek, dat gepland stond voor [datum], afzeggen. Ik heb onlangs een ander aanbod geaccepteerd en trek me terug uit uw sollicitatieprocedure.

Bedankt voor uw tijd en dat u mij wilde overwegen als kandidaat. Met vriendelijke groet,

[uw naam]

Voorbeeld 2: Sollicitatiegesprek verzetten

Onderwerp: Verzoek om het sollicitatiegesprek te verzetten

Beste [naam contactpersoon],

Bij deze wil ik u bedanken voor de uitnodiging voor het sollicitatiegesprek voor de functie [functie] bij [bedrijf] op [datum]. Helaas kan ik vanwege [reden] niet aanwezig zijn.

Als het mogelijk is, zou ik graag een nieuwe afspraak willen maken. Ik ben beschikbaar op [data + tijden invoegen] en wil graag rekening houden met uw planning. Wilt u me laten weten of een van deze tijden u past, of dat een andere datum beter uitkomt?

Bedankt voor uw begrip en mijn excuses voor het ongemak.

Met vriendelijke groet,

[je naam]

Voorbeeld 3: Last-minute afzegging

Onderwerp: Dringend – ​​Afzegging sollicitatiegesprek 

Beste [naam contactpersoon],

Het spijt me zeer dat ik zo kort van tevoren heb gebeld, maar vanwege onvoorziene omstandigheden moet ik ons ​​sollicitatiegesprek dat gepland stond voor [datum en tijd] afzeggen. 

Ik waardeer de kans die u mij hebt geboden en bied mijn excuses aan voor het ongemak.

Met vriendelijke groet,

[je naam]

Voorbeeld 4: Opvolging na het missen van het gesprek

Onderwerp: Excuses voor het missen van een sollicitatiegesprek 

Beste [naam contactpersoon],

Ik bied mijn oprechte excuses aan voor het missen van ons geplande sollicitatiegesprek voor de rol van [functie] op [datum en tijd]. Helaas [leg kort de reden uit, bijvoorbeeld "deden onverwachte omstandigheden zich voor"].

Als het mogelijk is, zou ik graag het gesprek opnieuw in willen plannen op een ander tijdstip. Ik waardeer de kans die u mij heeft geboden en bied nogmaals mijn excuses aan voor het ongemak.

Wilt u mij laten weten of het mogelijk is om een nieuw gesprek in te plannen? Bedankt voor uw begrip

Met vriendelijke groet,

[je naam]

Voorbeeld 5: Terugtrekken uit sollicitatieprocedure

Onderwerp: Bedankt voor het sollicitatiegesprek

Beste [naam contactpersoon],

Heel erg bedankt voor de mogelijkheid om te solliciteren naar de rol van [functie] bij [bedrijf]. Na zorgvuldige overweging heb ik besloten om een ​​andere richting op te gaan en niet verder te gaan met de sollicitatieprocedure.

Ik waardeer de tijd die u heeft genomen voor ons gesprek en de informatie die u gaf over de rol, [bedrijf] en het team. 

Nogmaals bedankt voor uw tijd en begrip.

Met vriendelijke groet,

[je naam]

Veelvoorkomende fouten bij het afzeggen

Om je professionele reputatie te beschermen, moet je voorzichtig omgaan met het afzeggen van een sollicitatiegesprek. Vermijd de volgende fouten: 

• Niet op komen dagen: laat altijd weten dat je niet komt. Zomaar wegblijven komt onprofessioneel over. 

• Vage excuses: wees beleefd, maar eerlijk over de reden voor afzegging.

• Onprofessionele toon: zelfs in informele branches is het belangrijk  om professioneel te blijven

Belangrijkste punten

Een sollicitatiegesprek afzeggen doe je natuurlijk liever niet, maar als je het professioneel doet, hoeft het niet vervelend te zijn. Als je op tijd contact opneemt met het bedrijf, op een beleefde manier afzegt en laat zien dat je het waardeert dat ze tijd en energie in je hebben gestoken, kun je een sollicitatiegesprek afzeggen zonder dat het de relatie met het bedrijf in gevaar brengt. Bewaar deze gids om na te lezen hoe je een sollicitatiegesprek op de juiste manier afzegt of een nieuw gesprek inplant. 

Wat kun je nog meer doen?

• Bekijk onze voorbeeld sollicitatiebrieven en sollicitatiesjablonen voor meer inspiratie

Laat je cv en sollicitatiebrief schrijven door onze professionele CVService.

Makkelijk en snel een professioneel cv maken, begin direct

CV maken

FAQ

Ik wil mijn sollicitatiegesprek afzeggen. Komt dat onprofessioneel over?

Een sollicitatiegesprek afzeggen is niet per definitie onprofessioneel, zolang het maar met respect gebeurt en je op tijd afzegt. Onverwachte gebeurtenissen, spijt van je sollicitatie of het accepteren van een andere baan kunnen redenen zijn voor het afzeggen van je sollicitatie. Het is belangrijk dat je de werkgever ten minste 24 uur van tevoren informeert over je beslissing en dat je laat weten dat je het waardeert dat ze je uitgenodigd hebben.

Hoe zeg je een sollicitatie netjes af? 

Stel de werkgever zo snel mogelijk op de hoogte en doe dat op een professionele manier. Soms kan het gebeuren dat je geen interesse meer hebt in de functie of dat je een ander aanbod krijgt. Afzeggen op een beleefde en professionele manier zorgt ervoor dat je een positieve indruk achterlaat en de deur openhoudt voor de toekomst.

Hoe meld je je last minute af voor een sollicitatiegesprek?

Probeer direct te bellen en bied je excuses aan voor dat je op zo’n korte termijn afzegt. Als je ze niet telefonisch kunt bereiken, stuur dan een e-mail. Voeg 'Urgent' toe aan het onderwerp van de e-mail zodat deze op tijd wordt gelezen.

Hoe kan ik een sollicitatiegesprek annuleren als ik de afspraak niet wil verzetten?

Maak duidelijk dat je je wilt terugtrekken uit de sollicitatieprocedure en bedank het bedrijf voor hun tijd en de uitnodiging. Wees eerlijk en vertel gewoon dat je niet meer geïnteresseerd bent in de functie.

Is het erg om je sollicitatiegesprek af te zeggen?

Een sollicitatiegesprek afzeggen is niet erg, maar de manier waarop is erg belangrijk. Geef het zo snel mogelijk door aan het bedrijf en doet het op een professionele manier. Zo laat je zien dat je het waardeert dat het bedrijf tijd en energie in je heeft gestoken.